Ändringar, F/S & Övrig Kommunikation

Allmän beskrivning

I modulen för Ändringar, F/S & Övrig Kommunikation hanteras ändringar, avvikelser och övrig kommunikation med kunden.

Här skapas rapporter som skickas ut till kunden, så de kan godkänna, avslå eller kommunicera om ärenden. Det går även att skicka avvikelser internt för hantering.

Hitta modulen

Du hittar modulen under Projektuppgifter. Om den inte är startad kan du importera från ett mallprojekt eller klicka på gröna plusknappen i Projektuppgifter för att lägga till den.

Ändringar

1. I sidan Ändring/Avvikelse upprättas Ändringar,  och Avvikande förhållanden
2. På sidan Fråga - Svar skapar man enkla frågor som kan skickas till en mottagare.
3. Övrig kommunikation är ett verktyg som kan användas för att skapa mail från mallar och skicka till en mottagare.
4. Klicka på snabbknapparna för att gå tillbaka till huvudsidan eller en annan modul.
5. Här anges vilken typ av rapport som ska upprättas. 
6. Här anges rubriken på Ändringen/Avvikelsen.
7. Ange Datum för rapportens upprättande i formatet ÅÅÅÅ-MM-DD.
8. Ange senaste datum som rapporten ska vara besvarad av mottagaren.
9. Om ändringen är kopplad/skapad mot en Fråga - Svar så visas det här.
10. Ange status. När mottagaren godkänt rapporten så visas det automatiskt här.
11. Här sätter skaparen av rapporten en status.
12. Ange en beskrivning av Ändringen/Avvikelsen.
13. Skriv vilka resurser som behövs för en Ändrings genomförande.
14. Ange mängd av resursen.
15. Ange styckpris för resursen.
16. Ange ev. procentuellt påslag på priset.
17. Klicka plusknappen för att lägga till en resurs till rapporten.
18. Här visas de plussade Resursera.
19. Klicka Lägg till för att alla plussade resurser ska läggas till och rapporten Skapas.
20. Klicka för att öppna filtreringsmenyn. I den kan man välja vilka sparade/skickade rapporter som ska visas.

Lägga till/redigera Ändring

Klicka på ändringen i listan längst ned på sidan.

1. Klicka för att öppna en skapad Ändring eller Avvikelse
2. Klicka Ändra för att det ska gå att göra ändringar i rapporten.
3. Klicka för att Bifoga fil, t.ex. en bild eller dokument.
4. Intern notering är meddelanden som skrivs så att beställare/kunden inte kan se dem.
5. Klicka för att välja vilken/vilka mottagare som ska sättas som godkännare av rapporten.

OBS! Mottagare måste vara tillagda i Grunduppgifter, Personal & Organisation för att de ska gå att välja att delas ut till.

Dela ut till Mottagare/Godkännare

Inne i en rapport för en Ändring eller Avvikelse klickar man på Mottagare för att dela ut den. 

Se nedan:

1. Klicka för att öppna listan och välj en person som ska vara mottagare av rapporten som ska godkänna den.
2. Klicka plustecknet för att lägga till personen.
3. Spara sparar de tillagda mottagarna och stänger rutan. Mail skickas ut till mottagaren, med en länk som de ska för att kunna besvara rapporten.

Mail till tilldelad Mottagare

Den valda mottagaren får ett mail med en länk de ska klicka på för att följa och godkänna.

Mottagaren går sedan in i Sparade entreprenadprojekt och öppnar det tilldelade projektet:

I den tilldelade ändringen kan mottagaren se omfattning och ge svar och godkänna:

1. Klicka för att öppna en Ändring eller Avvikelse
2. Här står informationen med beskrivning och efterfrågat belopp.
3. Klicka för att ladda ner och granska filer som bifogats.
4. Kommentarsfält för att skriva meddelande till rapportören.
5. Klicka för att skicka en skriven kommentar.
6. Klicka för att Godkänna Ändringen/Avvikelsen. (Notera att mottagaren endast godkänner det som står i fältet ovan (punkt 2.). Om något annat kommits överens om ska detta anges genom att man ändrar beskrivningen och resurserna i Ändringen.

Delad Ändring

När filer, interna noteringar eller delning till mottagare är gjort visas det i Ändringen:

1. När Ändringen är skickad till en mottagare så sätts Rapportörens (din) status automatiskt till Godkänd.
2. Bifogade filer med kommentar visas här.
3. Klicka på soptunnan för att ta bort en uppladdad fil.
4. Interna noteringar visas här.
5. Klicka för att ändra eller Ta bort en intern notering här.
6. Här visas att en rapport skickat för godkännande och till vem.
7. Klicka för att skicka ett mail till mottagaren med Notis om att Ändringen har uppdaterats.

Godkänd Ändring

När en Ändring som tilldelats till mottagaren är godkänd så visas det i rapporten. En godkänd rapport lyser grönt.

1. När rapporten är godkänd av mottagaren visas det här.
2. Här visas kommunikationen och godkännandet.

Avvikelser

En avvikande förhållande har samma upplägg som Ändringar av entreprenaden

Bocka i valet i bilden nedan för att skapa en intern avvikelse:

Fyll i uppgifter på samma sätt som vi visar i stegguiden för Ändringar. Enda undantaget är att det inte går att ange resurer för interna avvikelser.

Filtrera Ändringar och avvikelser

I rutan för att filtrera rapporteran bockas de rutor i eller ur om man vill visa eller dölja rapporter av en viss typ eller status:

Fråga - Svar

Denna funktion låter dig skicka enkla frågor till en mottagare som de kan svara på, och som sedan kan kopplas till en Ändring eller Avvikelse som ska rapporteras.

1. Ange det datum Frågan skapades.
2. Ange när frågan senast ska besvaras.
3. Skriv själva frågan i textfältet.
4. Klicka Lägg till för att kunna dela ut frågan till mottagare.

1. Klicka för att öppna Frågan
2. Välj status på frågan: Besvarad, Delvis besvarad eller Ej besvarad
3. Klicka för att Ändra frågan.
4. Klicka för att bifoga en fil och ange anteckning.
5. Skriv Intern notering. Interna noteringar inte visas för mottagaren.
6. Klicka för att koppla frågan till en avvikelse.
7. Ange mottagare att skicka frågan till.
8. Ta bort frågan.

Koppla Fråga - Svar

Om du kopplar en fråga till en Avvikelse eller Ändring så ser du vilken fråga som är kopplad, se nedan:

Övrig kommunikation

Den här sidan används för att skicka meddelande till en mottagare ang. olika ärenden.

1. Välj vilken typ av meddelande.
2. Klicka här för att välja en mall.
3. Ange datum för meddelandet.
4. Ange när det senast ska besvaras.
5. Om du valt en färdig mall i punkt 2 så kan du anpassa texten här. Det går att skriva helt fritt i det här fältet.
6. Klicka för att lägga till meddelandet.

När meddelandet är tillagt så kan du ändra uppgifter, bifoga fil, skriv intern kommentar och välja mottagare och skicka meddelandet, på samma sätt som vi visat för Ändringar.

Mottagaren kan besvara Frågan på samma sätt som de besvarar Ändringar (se tidigare i denna artikel), men endast med ett enkelt fält för att skriva ett svar.