Skicka ut/Fylla i Leverantörsbedömningar

Allmän beskrivning

I Leverantörer/Kunder UE m.fl hanteras de företag som ert företag har att göra med.
Här anges uppgifter som ett företag som adress och kontaktpersoner och leverantörsbedöming.

Observera att inställningar måste sättas innan en leverantörsbedömning skickas ut första gången.

När en leverantörsbedömning är skickad har mottagaren 14 dagar på sig att fylla i den. Om den inte fyllts i skickas påminnelse ut via e-post till mottagaren, och tiden förlängs med 14 dagar.

Om ett certifikat/intyg går ut i datum så skickas en uppmaning automatiskt till personen som gjorde bedömningen senast att den ska uppdateras.

Hitta hit

I menyn till vänster hittas Leverantörer/Kunder, UE, m fl. Klicka på menyalternativet.

Översikt

Efter att valt alternativet Leverantörer/Kunder, UE, m fl. i menyn till vänster hamnar du i nedan vy.

1. Knapp för att lägga till nytt företag
2. Sökfunktion för att söka efter företag i listan
3. Lista som visar de företag som finns registrerade. Eller som listar de företag som omfattas av en viss sökning. Samt funktion för att öppna ett företag genom att trycka på raden för det företag som ska öppnas
   
   Filial = Visas enbart om företag du jobbar åt ingår i en större organisation med fler kontor eller filialer, filialens ort visas till höger.
   Namn = Företagsnamn
   Adress = Adress till företaget
   Typ = Anger företagskategori
   
   
4. Här visas dels statusen för ett företags leverantörsbedömning.
   Grön = Godkänd
   Gul = Utskickad bedömning ej inkommet svar,
   Röd = Ej godkänd
   Det kan också visas en %-sats till höger om symbolen, det anger hur många procent ett företag kommer upp till när de fyllt i bedömningen.
   Om en röd varningstriangel visas betyder det att ett eller flera intyg inte längre är giltiga för denna leverantör.
5. Funktioner från vänster till höger symbol för Öppna ett företag samt symbol för att Ta bort ett företag

Sök företag (Leverantörer Kunder, UE m.fl)
(Nr. 2 i bild under Översikt)

När du tryckt på Sök företag öppnas en pop-up

1. Ange en sökterm (oftast företagsnamn eller del av företagsnamn)
2. Välj en företagskategori för att istället filtrera på detta
3. Välj att ta med företag utifrån vad som angetts i leverantörsbedömningen
   Här går det att välja typ av leverantör samt om du bara vill visa godkända leverantörer
4. Tryck för att utföra sökningen

Ändra uppgifter för företag
(Nr. 3/5 i bild under Översikt)

När ett nytt företag registrerats och sparats. Eller genom att trycka på raden för ett  företag (alternativt trycker på symbolen för Öppna) i listan över företag så visas en ny vy.

1. Klicka på en fällbar list för att dölja/visa uppgifterna i den.
2. Här ändras basuppgifterna för ett företag. Tryck för att Spara gjorda ändringar i basuppgifter.
3. Möjlighet att lägga till kontaktpersoner för företaget.
4. Möjlighet att skicka ut en leverantörsbedömning.
5. Möjlighet att lägga till produkter som innehåller kemikalier.
   Möjlighet att lägga in information om leverans- och betalningsvillkor m.m.

Registrera ny kontaktperson & hantera befintliga
(Nr. 3 i bild under Ändra uppgifter för företag)

1. Ange information i fälten.
   Observera att det är viktigt att ange e-post för de personer som någon gång ska ha tillgång till vår Parnersite (mobil KMA-Pärm t ex)
2. Lägg till personen.
3. Visar redan tillagda personer och dess uppgifter.
   För att redigera tryck på den uppgift du vill ändra. Spara genom att trycka Enter/Retur.
4. Tryck för att ta bort eventuellt redan angiven kontaktperson.

Skicka ut & hantera leverantörsbedömning
(Nr. 4 i bild under Ändra uppgifter för företag)

1. Ange vilken typ av leverantör företaget är som bedömningen ska skickas till
2. Välj den person som ska få bedömningen och tryck på Skicka
3. Visar de frågor som skickas ut till leverantören
   När en leverantör har svarat visas här de svar och tillhörande bilagor som företaget eventuellt har bifogat när de svarade på leverantörsbedömningen
   Observera att svaren går att ändra men bör ej ändras. Alla ändringar loggförs så det tydligt framgår att en eventuell ändring inte ändrats av det svarande företaget utan av ert företag.

1. Välj leverantörstyp (detta gör även att man kan söka ut leverantören med sökfunktionen)
2. Klicka på Återställ för att ta bort leverantörsbedömningen. Informationen i bedömningen som fyllts i av leverantören tas bort. (Det går sedan att skicka ut den på nytt.)
3. Klicka för att välja person att dela leverantörsbedömningen till.
4. Klicka på Skicka för att en maillänk till bedömningen ska skickas till leverantören.
5. Här kommer information att fyllas i och ändras när leverantören genomfört bedömningen.

När bedömningen är skickad till leverantören visas detta meddelandet ovan. En gul symbol visas på leverantören i företagslistan. När den 14-dagars tidfristen gått ut måste man skicka en ny länk om inte leverantören fyllt i sin bedömning. Det gör man genom att klicka på Återställ.

Kunden får ett mail med informationen och en länk, Till bedömning.

Fylla i leverantörsbedömning (Leverantör)

Här visar vi hur leverantören går till väga för att besvara frågorna.

Ovan är frågeformuläret som det ser ut för leverantören.

1. Såhär ser besvarade punkter ut där filer laddats upp.
2. Klicka för att svara Ja eller Nej.
3. Om man klickat Ja kan man klicka Välj fil och sedan välja en fil från datorn.
4. När filen är vald klicka Ladda upp.

4. Här kan leverantören klicka för att ladda ner och läsa Code of Conduct samt Information till UE
5. Här klickar leverantören för att svara ja. Dessa svar är tvingande. De måste besvaras för att man ska kunna klarmarkera.
6. Skriva in namn på egna tillstånd/certifikat i denna ruta.
7. Ange giltigt-från-datum.
8. Ange giltigt-till-datum.
9. Klicka för att söka och Välja fil att ladda upp.
10. Klicka för att lägga till tillstånd/certifikat. Sedan kan punkt 6-10 upprepas för att lägga till flera.
11. Klicka för att Klarmarkera leverantörsbedömningen.
    
    (Om något fält ovan ej är ifyllt visas en ruta som säger att något saknas. Fält som ej är ifyllda korrekt markeras röda.)